★★6月29日までクラウドファンディング「Makuake」で先行販売チャレンジ中★★

ビジネスの連絡でかかせないメール。
仕事にもよりますが、立場が上になるほどメールのやり取りも増えますよね。

日本ビジネスメール協会の調べでは、1日で受信するメールは平均55通。
そしてメールの不安、第一位は「正しく伝わるか」ということだそうです。

たくさん受信する方の普段を軽減するためにも、
伝わるメールを書きたいものですよね。

fcd0bbc1f8758d81859d09a03291f918_m


どうすれば伝わるメールになる?

一般的なメールはこんな感じ・・・だと思います。
件名:◯◯プロジェクトの会議の件

各位

お疲れさまです。
次回の会議は、以下の日程に変更します。
変更後 △月×日 15:00〜 ルームA



会議の日程が変わったことを冒頭に伝える。
一番伝えたいことを最初に書くのはビジネスの鉄則ですね。

決して間違ってはないのですが、私の場合もう少しだけ・・・
というよりも一番伝えたいことを「もっと先」に書くようにしています。
つまり「件名に書く」ということです。


件名:◯◯プロジェクト会議:△月×日15時〜に変更します


こうすればもうメールの中身なんて読まれなくても伝わるんです。
件名だけを読めば伝わるというのは、読み手の負担を減らすことができると思いませんか?

「・・・について」「・・・の件」という言葉は便利なのですが
わたしは極力使わないようにしています。
メールを書く以上、対象のことについて書かれていることは当たり前ですから
「・・・についてどうなのか」まで具体的に書かれている方が親切だと考えているからです。

受信したメールのタイトルが

◯◯プロジェクトの会議の件

□□システムへのお問い合わせについて

明日の提案資料について

となっているよりも

◯◯プロジェクト会議:△月×日15時〜に変更します
□□システムへのお問い合わせに返信しました(確度:高)

明日の提案資料を本日17時までに確認していただけますか?

となっているほうが分かりやすく、
理解が早い分、本文も流し読みができるようになります。

読み手のことを考えて、メールの件名を少し工夫することが
伝わるメールの第1歩です。


いつもの心がけで仕事もスマートに
biz+uリュックでスタイルもスマートに。

be with you 貴女とともに